数年前から、DX（Digital Transformation、デジタルトランスフォーメーション）という言葉をよく聞くようになりました。

従来からITやICTの活用はよく言われてきましたが、DXにはもっと本質的な、企業そのものをデジタル（digital）化に向けて大きく変容（transformation）させるという意味があります。

DXが注目されている理由は、次の3つにまとめられます。

1. 既存のやり方では、企業の成長がむずかしいこと。 特にシステム投資という面で、自社内だけで利用できるシステムの構築は開発費や維持費の負担が大きい一方、クラウドサービスを利用すれば、コストを低く抑えられ、かつ、多様なユーザーが利用しているため、改善のスピードが早いことがあります。また、製造業でも、試作品を3Dプリンタで素早く作るなど、業務効率の向上に力を入れないと生き残れない時代です。

2. 消費者の行動が大きく変化していること。 物質よりも体験が、所有よりも共有が、マスメディアよりもソーシャルメディアが重視される時代です。企業にとっても、立派なオフィスが必要ではなく、リモートワークを前提にしたミニマムなオフィスやシェアオフィスも選択肢になります。

3. 優秀な人材の確保にはデジタル活用が不可欠なこと。 若い人たちは「デジタルネイティブ」といわれるとおり、生まれたときから、あるいは、物心がついたときからデジタル機器を使いこなしている世代です。旧来型の仕事の進め方を強いる会社では、若い人たちは「付き合いきれない」と感じてしまうでしょう。デジタル化に積極的に取り組まないと、採用や離職率に影響が出る時代になっています。

それでは、DXという言葉について簡単に確認したあと、中小企業などでも取り組めるDXの例を見ていきましょう。

DXという言葉の由来

DXは、2004年にスウェーデンにあるウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でよりよい方向に変化させる」という考え方です。「Digital Transformation」なので「DT」と略すと思いきや、英語圏では接頭辞の「Trans」を「X」と略することが多く（たとえば「Transgender」を「X-gender」と略すなど）、「DX」と表記するのが一般的です。

欧米を中心に広がってきたDXですが、日本でも2018年12月に経済産業省が「デジタルトランスフォーメーションを推進するためのガイドライン（DX推進ガイドライン）」としてまとめたことで、企業活動の中でDXに取り組む必要性が認識されるようになります。

このガイドラインは、「DX推進のための経営のあり方、仕組み」と「DXを実現する上で基盤となるITシステムの構築」の2つで構成されており、DXを「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」と定義しています。

つまり、DXにとっては「データの活用」と「デジタル技術の活用」が重要である、という認識が大切です。

中小企業ができるDXの取り組み例

少し大きな話をしましたが、中小企業、病院などの医療法人、教育サービスなどで取り組めるDXの例を紹介します。

AI（人工知能）やIoT（モノのインターネット）の開発に取り組んだり、大がかりなシステムを導入したりする必要はありません。身近なところから、DXに向かって一歩一歩進んでいきましょう。

1. ホームページで得られる顧客データを活用する

まず取り組めることは、ホームページのアクセスデータを顧客データとして活用することです。ホームページはデータの宝庫であり、Google アナリティクスという無料のアクセス解析ツールを導入するだけでも、

• ホームページをどのようなユーザーが見ているか
• 何をきっかけにホームページに訪れたか
• どのページを熱心に見てくれているか
• どのくらいお問い合わせや資料請求をしてくれたか

などがわかるようになります。

特に、顧客データという面では、「ユーザー属性」というデータを確認することで、

• 年齢のグラフ
• 性別のグラフ
• 興味関心

などがわかるので便利です。

ほかにも、都道府県や市区町村などの地域、使っているデバイスなどがわかるので、ユーザーの実像にかなり迫れます。

また、問い合わせや資料請求などの入力フォームを通じて、顧客と直接的な接点を持つこともできます。もちろん、電話番号を掲載しておくだけでもよいのですが、スマートフォンユーザーが電話番号のタップですぐにかけられるようにしておき、タップ数をカウントするこで、ホームページがどれだけ電話問い合わせに貢献しているかを可視化することもできます。

2. ウェブ会議の比率を増やす

新型コロナウイルスの影響で、テレワーク（リモートワーク、在宅勤務）が広く普及しました。多くの人がテレワークやウェブ会議に慣れたことをきっかけに、今後もウェブ会議の比率を増やすことで、業務効率を高めましょう。

ウェブ会議は当然、社内会議だけでなく、社外との会議にも活用できます。また、ウェブ会議の発展型として、インサイドセールス（内勤でのセールス活動）のためにウェビナー（ウェブセミナー）を活用する企業も増えています。

ウェブ会議やウェビナーに使えるおすすめのサービスについては、こちらの記事をご覧ください。

3. 見積書や請求書をPDFで済ませる

日本では、見積書や請求書を紙に印刷し、郵送する習慣が根強いといえます。ただし、ここ数年で状況はだいぶ変わってきており、発注書、発注請書、見積書などの中間的な書類は印影入りのPDFで済ませるケースが増えています。企業によっては、請求書や納品書もPDFでよいところが増えてきました。

こういった書類のデジタル化で問われるのは、印影（社判）の有無ということが多いはずですが、印影をスキャンして画像として用意しておき、書類の右上などに配置すれば済みます。クラウド型の会計サービスでも、あらかじめ登録した印影の画像を書類に入れ込んでいるだけであり、仕組みとしては同じです。

したがって、社外から社内に受け入れる見積書や請求書などはPDFでよしすること、社内から社外に送付する書類もなるべくPDFで済むように認めてもらうことで、ビジネスでやりとりする書類の多くをPDFベースにできます。

ホームページの本格活用に取り組もう

中小企業などが取り組みやすいDXの例を説明しましたが、デジタル化が必要とされるのは、営業やマーケティング、人事・労務、経理、法務、広報など、あらゆる分野に及びます。たとえば、2020年4月から社会保険・労働保険の電子申請義務化がスタートするなど、行政手続きについてもデジタル化が急務です。

企業にとって顔となるホームページの活用については、本格的に取り組んでいるところがまだまだ少なく、専任の担当者がいないところもあります。しかし、ブランディング、消費者とのコミュニケーション、採用活動などの面で、ホームページやSNSの活用は必須です。すでに説明したとおり、特に「データ活用」の面で、ホームページは大きく貢献できます。

社内のデジタル化による業務効率の改善とあわせて、データを積極的に業務に活かすために、ホームページの本格活用に取り組んでみてください。